Règles & publication d’attribution des contrats achat/subvention

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Mis en ligne le : 21/02/2018

Cette fiche décrit les différentes règles et procédures de passation de de contrat d’achat et de subvention applicables à Expertise France dans le cadre de ses projets de coopération.

Vous trouverez également dans la rubrique "Documents" ci-dessous les listes annuelles des contrats d’achat et de subvention attribués dans le cadre de projets de coopération en gestion déléguée de l’Union européenne.

Règles d'achats & subventions d'Expertise France


Contexte général

Expertise France, en tant qu’établissement public ind, est soumise en matière de commande publique la transposition en droit national français de la Directive européenne 2014/24/UE sur la passation des marchés publics, à savoir l’Ordonnance n°2015-899 du 23 juillet 2015 et à son Décret d’application n°2016-360 du 25 mars 2016. L’Ordonnance impose la mise en œuvre de procédures formalisées pour tout achat supérieur au seuil européen de 209 000 € HT pour les biens et services (5,225 M€ pour les travaux)[1] et, à compter du premier €uro dépensé, le respect des principes fondamentaux suivants : liberté d’accès à la commande publique, égalité de traitement des candidats et transparence.

Expertise France applique ces règles pour les achats réalisés dans le cadre de l’exécution de ses projets de coopération sauf règles spécifiques prévues dans les contrats ou règles imposées par certains bailleurs (manuel des jumelages, guidelines banque mondiale, PRAG, etc.).

L’attribution de contrats de subvention par Expertise France dans le cadre de projet de coopération est soumise aux règles définies au chapitre 6 du PRAG – Practical guide de l’Union européenne dans les conditions précisées par son règlement des marchés publics et des subventions (version du 30 mars 2017).
 

Acteurs de la passation

Au sein d’Expertise France, les acteurs principaux du processus achat et subvention sont les suivants :

  1. Département thématique de la direction des Opérations (service opérationnel) en charge, dans le cadre de l’exécution d’un projet de coopération, de la passation d’un contrat d’achat ou de subvention et de son exécution et son suivi financier.
  2. Comité d’évaluation en charge du respect de la réglementation, de la validation de dossiers d’appel d’offres et d’appel à projets, de la sélection des attributaires et des projets de contrat d’achat et de subvention avant leur notification. Ses membres doivent être employés par Expertise France.
  3. Signataire(s) des marchés, dûment habilités à engager juridiquement Expertise France, à savoir le mandataire social (Directeur général) ou ses délégataires
  4. DAJ - Département des Affaires juridiques en tant que contrôleur interne a priori pour la passation des contrats d’achat et de subvention passés dans le cadre des projets de coopération. Préalablement à la signature de tout contrat supérieur à 50 k€, le processus achat et subvention prévoit qu’il émette un avis juridique portant sur la légalité et la sécurisation juridique de projet de contrat concerné. Au-delà de 200 k€, le DAJ valide préalablement par avis de non-objection la procédure à engager et l’ensemble des pièces relatives à la consultation, la sélection des candidats retenus sur liste restreinte ainsi que l’attribution et le projet de contrat final soumis à la signature d’Expertise France.
  5. CGEFI – Contrôleur général économique et financier en tant que contrôleur externe donne un avis préalable à la conclusion de tout contrat d’achat supérieur à 200 k€ HT sur la légalité et la viabilité financière du projet de contrat concerné. (Le DAJ assure la prise de contact avec le CGEFI pour la soumission des contrats concernés.)
  6. Expert procurement engagé en cas de besoin par le département thématique pour l’appuyer dans la mise en œuvre des procédures de passation (définition des besoins, l’analyse des candidatures et offres, élaboration des projets de contrat, négociation, etc.). L’expert procurement fournit un appui technique sur la passation des contrats mais ne peut en aucun cas se substituer au département thématique d’Expertise France qui, en tant qu’unique responsable des procédures d’achat et d’attribution de subvention mises en œuvre, doit valider chaque étape et décision prise dans ce cadre.
     

Procédures de passation de contrat d’achat et de subvention

Achat < 20 000 € HT :

  • Consultation directe d’entreprise sans mise en concurrence[2]
  • Pas de formalisme particulier imposé au contrat mais matérialisation d’un engagement juridique signé par une personne habilitée
  • Dans le cadre de projets de coopération nécessitant la mise en place d’une équipe locale et/ou la passation d’un nombre important d’achats de faible montant, une délégation de pouvoir peut être donnée à un membre de l’équipe locale dans la limite de 2500 €HT

Achat compris entre 20 000 et 50 000 € HT :

  • Mise en concurrence[3] à travers la consultation de 3 entreprises préjugées capables de répondre au besoin (règle des 3 devis)
  • PV justificatif d’attribution
  • Achat compris entre 50 000 et 200 000 € HT :
    • Mise en concurrence[4] par biais d’une publicité adaptée (publication sur support adapté ou présélection de 5 entreprises en capacité de répondre au besoin exprimé)
    • Formalisation d’un projet de contrat (selon modèle EF) et d’un dossier de consultation complet
    • Comité d’évaluation restreint
    • PV justificatif d’attribution
    • Avis non-objection du DAJ avant signature du contrat par Expertise France
  • Achat > 200 000 € HT :
    • Mise en concurrence[5] à travers la publication d’un avis sur le Journal Officiel de l’UE)[6] préparé conjointement par le service opérationnel et le DAJ
    • Formalisation d’un projet de contrat et d’un dossier de consultation complet
    • Avis de non-objection du DAJ préalable au lancement de la procédure et le cas échéant, validation de la liste restreinte des candidats
    • Le Comité d’évaluation élargi en fin de procédure
    • PV justificatif d’attribution
    • Avis CGEFI avant la signature du contrat par Expertise France

Subvention (sans seuil) :

  • Appel à projets à travers la publication d’un avis[7] sur un support adapté (site web Expertise France et support de publication local ou spécialisé pour le domaine concerné)
  • Formalisation d’un projet de contrat et d’un dossier de consultation complet
  • Avis de non-objection du DAJ préalable au lancement de la procédure et le cas échéant, validation de la liste restreinte des candidats
  • Le Comité d’évaluation élargi en fin de procédure
  • PV justificatif d’attribution

Important : Tout projet d’achat ou de subvention doit être expressément et préalablement validé par le département thématique de la direction des Opérations en charge du projet de coopération (siège Paris).

[1] Seuils en vigueur en septembre 2016 pouvant être amenés à évoluer.

[2] L’acheteur veille à choisir une offre pertinente, à faire une bonne utilisation des deniers publics et à ne pas contracter systématiquement avec un même opérateur économique lorsqu’il existe une pluralité d’offres susceptibles de répondre au besoin.

[3] Hors cas dérogatoires définis pour les procédures sans mise en concurrence et sans publicité préalable (gré à gré) prévus à l'article 30 décret n°2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics et correspondant aux cas justifications classiques du gré à gré (norme internationale, notamment directive européenne marchés publics) telles que l’urgence impérieuse, monopole de jure ou de facto, recherche/expérimentation etc.

[4] Idem 3

[5] Idem 3

[6] Le seuil de publication au JOUE pour les marchés de travaux est fixé à 5 225 k€.

[7] Hors cas dérogatoires de contractualisation en gré à gré définis à l'article 6.4.2 du PRAG.